企業における職員のマイナンバーの保管方法

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社会保険や雇用保険等の加入の際、マイナンバーが必要となった為、企業でも社員のマイナンバーの取り扱いを行うようになりました。

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具体的には、本人あるいは扶養家族の個人番号のコピー、本人確認証明証などを提出してもらうことになるのですが、ここで問題なのがマイナンバーの保管方法です。
重要な個人情報を預かる訳ですから、徹底した保管管理が必要となってきます。

まず、個別でしっかり管理することが大切です。



個別で保管できる封筒型のマイナンバー入れが販売されているので、それを活用すると良いでしょう。

マイナンバーのシステムにアクセスしてください。

また、個別で分けたものがバラバラにならないようファイルに保管しましょう。
あ行、か行など見出しを付けて名前順で綴じると探しやすくお勧めです。

そして、ファイルの保管場所も、なるべく限られた人しか入れない場所で、必ず鍵付きの書庫などに保存するようにしましょう。
観覧できる人も、限られた人に絞ることが大切です。


また、観覧をする際は、いつ誰がどのような目的で観覧をしたのかを、その都度記録として残しておくことがおすすめです。


観覧する際に注意すべきことは、出しっぱなしで席を立たないことです。

少しの間だから大丈夫と思いがちですが、万が一風が吹いて飛ばされてしまったり、たまたま部屋に入ってきた人の目に他人のマイナンバーが見えてしまうなど、様々な危険性が考えられるのです。

職員一人一人の大切な個人情報を取り扱っているということを、しっかりと考慮することが必要なのです。


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