マイナンバー保管のポイント

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企業であるか個人事業主であるかを問わず、従業員(パートタイマー・アルバイトを含む)を雇用していれば、マイナンバー(個人番号)の取得・保管が必要になります。

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マイナンバーの取扱いは、?取得、?利用・提供、?保管・廃棄、?安全管理措置の4段階に分けられますが、このうち?保管・廃棄についても番号法上の規定があり、個人番号や履歴書、健康診断書、扶養家族届など「特定個人情報」とされるものについては、社会保障および税に関する手続書類の作成事務など、限定的に定められた「必要がある場合」に限り保存することが認められています。

この「必要がある場合」とは、例えば、法律によって一定期間の保存が義務付けられている場合や、翌年度以降も継続的に雇用契約が認められる場合などを指し、方法としては、マイナンバーカードや本人確認書類をコピーして保管する、個人番号の記載がある手続書類をデータとして保管するなどが許されます。


そして、定められた事務を行う必要がなくなった後、定められた保存期間を経過した場合には、できる限り速やかに個人番号を廃棄または削除しなければなりません(書類の個人番号部分を復元できない程度にマスキングまたは削除したうえで、紙そのものを保持し続けることは可能です)。

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したがって、企業のマイナンバー取扱担当者や個人事業主は、従業員の退職などで個人番号が必要なくなった後には廃棄または削除することを前提に、書類やデータの保存方法を決める必要があります。



ただし、廃棄または削除のタイミングについては、各従業員の退職の都度などではなく毎年度末にまとめてなどでも許されますので、自社の事務手続の効率性を考慮して、あらかじめ決めておきましょう。